Bookmark and Share

Профессиональные закупки


Практически все компании, на определенном этапе своего развития сталкиваются с тем, что им нужен квалифицированный отдел закупок, который возьмет на себя роль обеспечения компании материалами, сервисами и услугами. При этом, принято называть закупки для производства продукции компании прямыми, а все остальные - непрямыми. Как правило, в средних и больших компаниях прямые и непрямые закупки осуществляют разные подразделения департамента закупок.

Сегодня в процессе закупок современной компании участвуют как минимум три ключевые фигуры:

1) Инициатор закупки. По другому называется внутренний клиент или внутренний заказчик;
2) Держатель бюджета. Обычно, это руководитель инициатора, хотя бывают исключения;
3) Менеджер по закупкам

Основная задача менеджера по закупкам - это приобретение товара (сервиса, услуги) надлежащего качества по оптимальной цене. Однако, при этом важно не попасть на опасную почву конфликта с внутренним заказчиком или держателем бюджета. Часто, сотрудник, который хочет инициировать ту или иную закупку не отделу закупок не имеет никакого отношения. Он привык работать с некой компанией, которая "всю жизнь" поставляла ему то, что нужно, а экономия издержек в его функциональные обязанности не входит.

Рассмотрим, как в принципе, технически реализован процесс закупок в больших корпорациях. Обратите внимание на рисунок

Техническая последовательность процесса закупок в корпорации Рис. 1

Первый шаг на схеме - Purchase Requisition (или требование о закупке). Так пишут во всех закупочных политиках, считая, что закупка начинается именно с создания этого запроса во внутренней ERP-системе предприятия. И это, с моей точки зрения, большая ошибка. Что такое Purchase Requisition (PR), - это технический документ, который проходит процедуру авторизации всех участников цепочки закупок и на выходе трансформируется в Purchase Order (заявку на закупку). Это означает, что в Purchase Requisition заложены основные параметры закупки (вид, наименование, бюджетная статья, код проекта, срок поставки и т.д.). Но откуда им взяться в PR, если рассматривать его, как начало закупочного процесса?

Правильная работа профессионального закупщика состоит, в первую очередь, в коммуникации с внутренними клиентами своей компании и заблаговременном выявлении их потребностей. Это вполне возможно, если закупщик будет вовлечен в процесс бюджетирования на следующий год. По-идее, любой разумный держатель бюджета, при составлении цифр на очередной период должен обратиться к отделу закупок за консультацией. Но на практике этого не происходит почти никогда. И, наоборот, именно отдел закупок должен проявлять проактивность, интересуясь планами тех или иных департаментов корпорации и своевременно предлагать свои услуги еще задолго до появления каких-либо официальных документов. Это то, что называется на профессиональном языке early involvement (раннее вовлечение).

Плохо, когда в компании начинают считать отдел закупок полицейской функцией. Гораздо лучше, когда сотрудники корпорации доверяют отделу закупок и рассматривают его именно как профессиональную поддержку, которая поможет, а не запретит. Тем не менее, если говорить про российскую действительность, отдел закупок должен проявлять принципиальность в некоторых постулатах работы, объясняя и доказывая внутренним клиентам, что сделать закупку правильно будет быстрее и выгоднее, чем делать ее так, как хочется и удобно.

Закупщик должен предложить внутренним клиентам адекватную модель осуществления закупки. Тем более, что такие модели давно описаны западными профессионалами. Одна из них называется The seven stages of a sourcing strategy. Слово sourcing в данном случае означает - оптимизацию процессов закупочной деятельности компании, направленные на получения экономии и повышение рентабельности. Рассмотрим подробнее эту модель.


  • Шаг 1. Изучение и понимание категории закупок
    Это именно то, за что закупщика могут уважать или, наоборот, отвергнуть коллеги. Если речь идет о закупке канцелярских товаров или продуктов в офис, то здесь, конечно, не так много сложностей. Другое дело, когда нужно купить рекламную кампанию для продвижения продукта компании. Не вникнуть в тонкости таких понятий, как медиапланирование, целевая аудитория,охват, покрытие, аффинитивность, GRP, TRP, CTR и многое другое, - означает расписаться в профессиональной некомпетентности и скатиться на роль технического исполнителя процесса, описанного на рисунке 1. Очень важно разобраться в том, что собираешься покупать и давать советы инициатору или держателю бюджета на одном языке;


  • Шаг 2. Анализ рынка поставщиков
    Достаточно сложный, в плане сбора информации, этап для закупщика. На данном этапе необходимо оценить наличие на рынке поставщиков, альтернативных тем, с кем ранее работала компания, динамику их развития и актуальные тенденции рынка. Иногда, можно воспользоваться услугами специализированных агентств, которые предоставляют квалифицированный анализ рынка;


  • Шаг 3. Изучение поставщиков
    Более привычный для профессионального закупщика процесс изучения потенциальных поставщиков. На данной стадии собирается информация о возможностях поставщиков, их профессионализме, деловой репутации, финансовом состоянии. В картотеке арбитражных дел kad.arbitr.ru можно получить справки о наличии или отсутствии судебных историй. А, запросив выгрузку из Такском, можно сделать вывод о наличии или отсутствии задолженностей у организации;


  • Шаг 4. Определение стратегии закупки
    После исполнения первых трех шагов отдел закупок должен принять решение о стратегии закупки. Имеется в виду механизм, по которому будет выбран окончательный поставщик. Практически всегда в компании есть поставщики, с которыми сложились давние отношения.

    Внутренние клиенты и держатели бюджетов предпочитают работать с такими партнерами, потому что процесс коммуникации налажен, поставщик давно проверен и отношения с ним дружественные. Поэтому, если после анализа рынка и самих поставщиков становится очевидно, что у компании есть возможности для существенной экономии в ходе данного проекта, общение с ключевыми участниками должно строиться в условиях абсолютной прозрачности и взаимного понимания.

    Задача закупщика, - аргументировано убедить коллег из других департаментов, что экономия не приведет к ухудшению качества закупаемых товаров или услуг, а, наоборот, позволит увеличить возможности внутренних клиентов для выполнения поставленных им целей. После чего следует принять решение о техническом проведении тендера или аукциона.

    К слову, аукционы бывают самыми разными. В некоторых случаях, когда участников много, они открытые и все видят шаги других участников. В других случаях шаги делает электронная платформа, и участники лишь подтверждают согласие с предложенной платформой ценой или отказываются от подтверждения, не имея информации о действиях конкурентов. Последний вид аукционов хорош, когда участников всего двое или трое.

    Однако, в практике профессионального закупщика может быть и такая ситуация, когда анализ рынка показывает, что монополия определенного вида услуг принадлежит всего лишь одному крупному игроку. При этом, встречаются компании, которые пытаются повторить действия обсуждаемого игрока, но их возможности крайне ограничены в силу сложившихся обстоятельств. Тогда тендеры и аукционы невозможны и диалог с монополистом возможен только в сторону оптимизации каких-либо процессов. Иногда можно попытаться получить скидку за заключение долгосрочного Договора на оказание услуг. В любом случае, с монополистами обычная тактика общения с поставщиками не работает. Они прекрасно знают, что деваться Вам некуда;


  • Шаг 5. RFх request или запрос поставщику
    Вид запроса зависит от предыдущих шагов, объема сделки, вида закупки и некоторых других факторов. Различают несколько основных запросов, среди которых: - RFI - запрос на информацию; - RFP - запрос на предложение; - RFQ - запрос на предоставление цены или таблицы расценок; - RFB - запрос на участие в тендере;


  • Шаг 6. Анализ собранной информации и выбор поставщика по итогам данного анализа.
    Если вспомнить рисунок в самом начале статьи, то можно представить какой объем работы пропущен в схеме, которая описывает технический процесс закупки на предприятии. Ведь только после получения предложения от поставщика внутренний клиент (или выделенный PR Creator) может создать в корпоративной системе Purchase requisition. Тот самый, с которого начинается схема.;


  • Шаг 7. Работа с поставщиком.
    На этом шаге начинается рутинный документооборот и повседневная коммуникация. Если проект сложный, очень важно постоянно находиться на связи с выбранным партнером и следить за прогрессом выполняемой работы. Если на пятом и шестом шагах не был согласован темплейт Договора, это тоже предстоит сделать. В идеале, конечно, вложить типовой образец Договора в тендерную документацию, поскольку разногласия юристов легче координировать до принятия решения о сотрудничестве, нежели после.


Статья получилась немного громоздкой, но, надеюсь, она может помочь молодым специалистам и интересующимся структурой профессиональных закупок в понимании процесса закупок, как такового.



MSW




MSW




   UCB




Валента Фарм




Институт Иммунологии

Алексей Батура

Алексей Батура

Эксперт в области
коммерческой деятельности
и управления

Управляющий партнёр
Topcon Europe Medical B.V.
в России и СНГ


Самое важное в бизнесе - это доверие. Доверие сотрудников компании в которой ты работаешь, доверие партнеров. Чтобы построить доверие, нужно действовать максимально прозрачно и открыто. Только в этом случае есть шансы стать успешным

Подробнее...



Социальные сети...

Профиль на Facebook
Профиль   Vkontakte
Профиль в LinkedIn

С уважением,
Алексей Батура